До уваги виробників РРО, центрів сервісного обслуговування РРО та суб’єктів господарювання – власників РРО.
Затверджені нові порядки ведення реєстру екземплярів реєстраторів розрахункових операцій (реєстр екземплярів РРО) та реєстру центрів сервісного обслуговування реєстраторів розрахункових операцій (реєстр ЦСО). Відповідний наказ Міністерства фінансів України від 13.02.2019 № 64 набирає чинності з дня його офіційного опублікування (орієнтовно 19.04.2019). Змінами, зокрема, передбачено, що реєстрація РРО буде здійснюватись за спрощеною процедурою. Достатньо однієї заяви, яка матиме спрощену форму і її можна подати електронній формі без додатків.
При цьому при реєстрації РРО виробник (постачальник) має внести відомості щодо:
- екземпляра РРО, який ним поставлений для введення в обіг, – до реєстру екземплярів РРО;
- центру сервісного обслуговування (ЦСО), якому надається право здійснювати технічне обслуговування та ремонт такої моделі РРО відповідно до укладеного з виробником договору, – до реєстру ЦСО.
У свою чергу ЦСО має направити до ДФС в електронній формі повідомлення про укладення із суб’єктом господарювання – власником РРО договору про технічне обслуговування та ремонт реєстраторів розрахункових операцій.
До початку реєстрації РРО його власник має надіслати (подати) до контролюючого органу повідомлення про об’єкти оподаткування, об’єкти пов’язані з оподаткуванням або через які провадиться діяльність, у якому надати інформацію про господарську одиницю, де буде застосовуватись РРО. Порядок та строки подання повідомлення визначені наказом Мінфіну від 09.12.2011 №1588.
Отже, спрощення реєстраційної процедури забезпечується за рахунок запровадження електронного обміну документами між усіма суб’єктами відносин у сфері застосування РРО (виробник РРО, ЦСО, суб’єкт господарювання, ДФС) та взаємодії інформаційних ресурсів фіскальної служби.
У рамках здійснення заходів, спрямованих на спрощення процедури реєстрації РРО, запровадження двох електронних реєстрів – реєстру екземплярів РРО та реєстру ЦСО, ДФС розроблено нові електронні форми документів та створено нові сервіси в Електронному кабінеті, які працюють у тестовому режимі до набрання чинності наказом №64. Це дозволяє виробникам (постачальникам) подавати заяви для наповнення відповідних реєстрів, а ЦСО – повідомлення про укладені договори. Інформаційні повідомлення про запроваджені сервіси розміщені у відкритій частині Електронного кабінету у розділі «Новини».
Після завершення етапу тестування у зв’язку із набранням чинності наказом № 64, виробникам (постачальникам) необхідно буде подати заяви для наповнення реєстрів у порядку та строки, встановлені зазначеним наказом.
Обмін заявами та повідомленнями між виробниками (постачальниками) та ДФС, між ЦСО і ДФС, між ДФС та суб’єктами господарювання здійснюватиметься в електронній формі із застосуванням кваліфікованих електронних підписів (КЕП).
Заяви про включення до реєстрів екземпляру РРО/ЦСО та повідомлення ЦСО можуть підписуватись уповноваженими особами виробників (постачальників) або ЦСО, яким делеговано право підпису електронних документів та направлені повідомлення про надання інформації щодо електронного цифрового підпису в електронному вигляді за формою, встановленою Порядком обміну електронними документами з контролюючими органами. Заяви для реєстрації РРО можуть бути підписані та подані представником суб’єкта господарювання за умови наявності документів, що посвідчують його особу та підтверджують надані йому повноваження, а також виконання вимог щодо електронної ідентифікації у випадку подання заяви у електронній формі.
Наказом № 64 визначений період (два місяці) та особливості первинного формування і наповнення реєстру екземплярів РРО. Так, ДФС протягом двох місяців, наступних за місяцем набрання чинності цим наказом, формує реєстр, включає до нього екземпляри РРО, які зареєстровані в органах ДФС і перебувають в експлуатації.
Виробники (постачальники) протягом трьох місяців подають заяви про включення до реєстру всіх екземплярів РРО, поставка яких була здійснена до набрання чинності наказом № 64.
Протягом трьох місяців для первинної реєстрації РРО, які не включені виробниками до реєстру екземплярів РРО, власники повинні будуть додавати до заяви паспорти (формуляри) таких РРО та паспорти модема (у разі застосування зовнішнього модема), а також копії документів, які підтверджують факт купівлі або безоплатного отримання РРО у власність, іншого документа, що підтверджує право власності або користування РРО.
Первинне наповнення реєстру ЦСО інформацією здійснюватиметься на підставі заяв виробників (постачальників) протягом двох місяців після набрання чинності наказом № 64. Водночас ЦСО, який укладає договір про технічне обслуговування та ремонт РРО, що вперше буде реєструватись в органах ДФС, на момент укладання такого договору має бути включений до реєстру ЦСО.
Звертаємо увагу, що до набрання чинності наказом № 64 правові відносини між суб’єктами відносин у сфері застосування РРО під час реєстрації РРО регулюються наказом Мінфіну від 14.06.2016 № 547.
Починаючи з дня набрання чинності наказом № 64, реєстрація РРО здійснюватиметься за новими правилами у такій послідовності:
- виробник РРО включає ЦСО до реєстру ЦСО;
- виробник РРО включає екземпляр РРО до реєстру екземплярів РРО;
- ЦСО надсилає електронне повідомлення про укладений договір з власником РРО до контролюючого органу за місцем реєстрації РРО;
- суб’єкт господарювання – власник РРО подає заяву про реєстрацію РРО;
- ДФС направляє до ЦСО довідку про резервування фіскального номера (дійсна три дні);
- ЦСО вводить РРО в експлуатацію та направляє до контролюючого органу, де проводиться реєстрація РРО, акт введення в експлуатацію та довідку про опломбування РРО;
- ДФС видає реєстраційне посвідчення.
Наголошуємо, що усі ці процедури здійснюються в електронній формі із застосуванням КЕП.
За бажанням суб’єкти господарювання можуть подати заяву про реєстрацію РРО у паперовій формі та отримати реєстраційне посвідчення у паперовій формі.
ДФС рекомендує усім учасникам відносин у сфері застосування РРО:
- ознайомитись з текстом наказу № 64;
- звернутись до будь-якого АЦСК (за необхідності) для отримання кваліфікованого сертифіката відкритого ключа – керівнику юридичної особи /фізичній особі-підприємцю, а у разі делегування права підпису документів, пов’язаних з реєстрацією РРО, ведення реєстрів – уповноваженій особі/представнику;
- укласти Договір про визнання електронних документів між суб’єктом господарювання (юридичною особою або фізичною особою) та органом ДФС шляхом приєднання до нього на підставі Заяви про приєднання до договору про визнання електронних документів та подання Повідомлення про надання інформації щодо електронних цифрових підписів із інформацією щодо сертифікатів осіб, відповідальних за подання документів, пов’язаних з реєстрацією РРО, веденням реєстру екземплярів РРО та реєстру ЦСО;
- провести всі інші необхідні підготовчі процедури, наприклад – оформлення тестових заяв, повідомлень, інвентаризацію договорів, укладених між виробниками та ЦСО та між ЦСО та суб’єктами господарювання – власниками РРО, тощо;
- виробникам РРО провести інвентаризацію екземплярів РРО, відомості щодо яких необхідно внести до реєстру екземплярів РРО згідно з вимогами порядку, визначеного наказом № 64.