Пунктом 44.1 статті 44 Податкового кодексу України встановлено, що для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.
Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначені Законом України від 16 липня 1999 року № 996 "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" (далі - Закон).
Відповідно до статті 9 Закону та Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.95 року № 88 (далі - Положення), підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій і повинні бути складені під час здійснення господарської операції або, якщо це неможливо, безпосередньо після її завершення. Законом та Положенням визначені обов'язкові реквізити, які повинні мати первинні документи для надання їм юридичної сили і доказовості, а саме: назву документа; дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ, зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції
Закупівлю сільськогосподарської продукції у фізичних осіб можна оформити такими первинними документами: закупівельним актом або закупівельною відомістю, які повинні містити, зокрема, такі дані: місце укладання угоди; прізвище, ім'я, по батькові продавця; найменування продукції, ціну одиниці продукції; обсяг проданої продукції; суму виплачених коштів; підпис продавця про отримання даних коштів. Крім того, у цих документах слід також зазначити реєстраційний номер облікової картки платника податків - продавця сільськогосподарської продукції або серію та номер паспорта (якщо продавець через свої релігійні переконання відмовляється від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомив про це відповідний контролюючий орган і має відмітку у паспорті); реквізити Довідки про наявність у фізичної особи земельних ділянок (за наявності); загальну суму нарахованого доходу та суму утриманого при виплаті коштів податку на доходи фізичних осіб (далі - ПДФО) у разі, якщо він утримувався.
Якщо закупівля сільгоспсировини носить систематичний характер (наприклад, закупівля молока), підприємствам - закупівельникам доцільно оформити взаємовідносини з її постачальниками шляхом укладання довгострокових угод (договорів), в яких зазначаються всі необхідні реквізити, що у подальшому надасть змогу не складати з такими здавачами закупівельних актів при кожній закупці. У такому випадку факт оприбуткування сільгоспсировини засвідчується відомостями на закупівлю, в яких зазначається фактичний обсяг отриманої сировини впродовж того чи іншого періоду. В подальшому, видача готівки здавальникам такої сільськогосподарської продукції проводиться за відомостями, в яких зазначаються прізвища та адреси здавальників, обсяги зданої продукції і сума виплаченої готівки, що засвідчуються підписом здавальника.