З переможною ходою інтернету по планеті заощадити на утриманні штату та на зарплатні (залучати людей тільки тоді, коли вони дійсно потрібні) можна за допомогою використання віртуальних команд. При цьому зрозуміло, що організація і контроль роботи такої команди відрізняються від звичайних, і цей факт може зіграти злий жарт. Тому спробую систематизувати та представити той досвід, який ми отримали в результаті більш ніж піврічної співпраці з кількома командами фрілансерів (програмістів, блогерів, спеціалістів з пошукової оптимізації та маркетингу).
Питання перше: де шукати людей?
Першочергове місце для пошуку фрілансерів – це спеціальні сайти, призначені саме для зустрічі роботодавця та фрілансера. Як приклад можна навести такі сервіси, як Free-lance.ru, Weblancer.net, Freelancer.com.ua тощо. Таких сервісів існує величезна кількість, а останнім часом до них почали додаватися спеціальні розділи для фрілансерів на звичайних сайтах із пошуку роботи. Так що проблем із пошуком «тусовки» фрілансерів виникнути не повинно. Також корисно відвідати вузькотематичні форуми (приклад для тематики пошукової оптимізації - forum.searchengines.ru), на яких напевне є гілка «Пошук/пропозиція роботи». Ще один варіант – соціальні мережі ділового спрямування на кшталт Linkedin. Не варто забувати і про сарафанне радіо – реальні та віртуальні друзі (блогери, учасники соціальних мереж) цілком можуть підказати потрібну людину або й виявитися саме нею.
Питання друге: як підбирати людей?
Знайти 1001 претендента на виконання того чи іншого завдання – абсолютно не проблема. Головне питання: «Як відібрати людей, щоб вони змогли досягати необхідного результату, працюючи один з одним?». Ось це вже завдання не з легких. Спробуємо з ним розібратися.
Основна відмінність між відбором персоналу для роботи в офісі та для роботи у віртуальній команді полягає у можливості особистої зустрічі з потенційним співробітником. Можна, звичайно, шукати фрілансерів, які живуть у тому ж місті, що й ви, але такий підхід означає, що багато сильних професіоналів будуть для вас недоступними. Тому варто навчитися наймати людей на відстані, керуючись не тільки рівнем їхніх знань (про який ви зможете дізнатися з дипломів чи резюме). Необхідно вміти з’ясувати також і їхні інтереси, мотивацію до постійного росту тощо. Адже пов’язувати цих людей у команді буде не резюме, а спільні інтереси – як особисті, так і професійні.
Віртуальна співбесіда робить процес набору людей у команду дуже складним. Не можна просто сісти і відчути людину, пізнати її – тому доведеться визначати особистість, риси характеру та вподобання по-іншому. Як це зробити? Для цього варто згадати крилатий вислів: «Скажи мені, хто твої друзі, і я скажу, хто ти». В першу чергу необхідно вивчити портфоліо потенційного співробітника. Спеціалізовані сайти, про які згадувалось вище, зазвичай надають можливість не тільки подивитися готові роботи, а й прочитати відгуки замовників. Переважно на цьому етапі роботодавця гризуть сумніви: «А хіба важко шахраю взяти і зареєструвати новий акаунт на тому ж сайті, адже це інтернет, кожен пише що хоче!». Зареєструвати новий акаунт дійсно можна, але репутацію, приклади успішних проектів, зв’язки та інші напрацювання перенести на нього не можна, тому будь-який фрілансер дуже дорожить своїм акаунтом та улюбленим ніком, за яким його знають постійні клієнти. Зміна такого ніку може стати приводом для недовіри та багатьох питань, тому в цьому сенсі довіряти (але перевіряти) подібним сервісам можна. На всяк випадок підстрахуйтесь – скористайтеся пошуком по сайту (і по мережі взагалі), і пошукайте нік/адресу електронної пошти/номер ICQ потенційного співробітника – можливо, за кілька хвилин ви дізнаєтесь багато цікавого.
Після цього початкового етапу можна приступати до віртуальної співбесіди. На ні й, окрім класичних запитань, варто поцікавитись у людини, які книги вона читає, які блоги/сайти переглядає, з кого бере приклад в індустрії, як реагує на ті чи інші події, пов’язані з професійною сферою. Це допоможе дізнатися про інтереси потенційних співробітників; їхні відповіді покажуть їхню зацікавленість, рівень відповідальності та відданість своїй роботі. Якщо люди витрачають час на написання власного блогу (мається на увазі не блог у стилі «моє життя»), це говорить про те, що вони мають свої ідеї і хочуть працювати над ними, розвиватись. Суть у тому, щоб знайти людей, які люблять те, чим займаються, а потім створити їм умови для того, щоб вони могли проявити себе на благо компанії і не тільки.
Звичайно, при наборі віртуальної команди виникає питання: «А як ці люди зможуть успішно взаємодіяти між собою, працюючи як віртуальна команда, адже вони зовсім не знайомі один з одним?». Це побоювання зрозуміле, але насправді варто розуміти специфіку такої роботи. Більшість часу вони будуть спілкуватися не один з одним, а з графіком робіт/планом і завданнями, які ставите ви, тому особисті симпатії та антипатії впливатимуть на хід роботи мінімально. Це аж ніяк не виключає їхнього спілкування між собою (щодо робочих питань) – навіщо вам бути зв’язковою ланкою, якщо, наприклад, веб-дизайнер набагато швидше вирішить усі насущні питання із розробником сайту. Тут незгода може виникнути радше на грунті професіоналізму/непрофесіоналізму, тому саме на це варто в першу чергу звернути увагу. Ну, і не забувати про збіг інтересів (тут допоможуть блоги) – чим ближчі їхні професійні інтереси (і не тільки професійні), тим легше їм буде знайти спільну мову.
Питання третє: як налагодити комунікацію?
Перш за все необхідно познайомити усіх членів команди один з одним – звісно ж, віртуально. Для цього потрібно зібрати максимум інформації про їхні блоги, профілі в соціальних мережах і месенджерах та інші сліди у світовій павутині, і дати цю інформацію учасникам. Таким чином вони зможуть познайомитися один з одним – дізнатися про інтереси, захоплення, досвід і зрозуміти, з ким вони будуть працювати.
Наступний етап – це організація комунікації. Правильно організований зв\'язок допоможе зробити команду командою, і забезпечить швидкість прийняття рішень. Вам доведеться користуватися месенджером для «швидких переговорів»; для цього цілком підійдуть Skype чи ICQ. Окрім цього, необхідно виділити єдине місце для зберігання документів по проектах, яке буде доступним для всіх учасників – для цього непогано підходять, наприклад, сервіси Google.Docs. Там само необхідно мати загальний органайзер (наприклад, Google.Calendar), за допомогою якого всі учасники бачитимуть, що відбувається у проекті «тут і зараз», хто знаходиться на якому етапі тощо. Зрозуміло, що це – базові інструменти, без яких (не обов’язково названих, є й інші альтернативи – наприклад, сервіси ZOHO чи платні інструменти) неможлива робота віртуальної команди.
Далі варто замислитися ось про що: незважаючи на доступ до всієї інформації та графіків робіт і зв\'язок один з одним, вам все ж треба потурбуватися про можливість проведення онлайн-нарад. Який інструмент для цього використовувати – вже не принципово. Чому це так важливо? Вся справа в тому, що найбільший мінус віртуальної команди – відсутність можливості зібрати усіх співробітників разом. В умовах звичайного існування команди багато гарних ідей виникає у процесі щоденного спілкування, або й просто під час обіду. Для цього й необхідні короткі наради, які допомагають усім «увійти в колію» кожного робочого дня.
Питання четверте: які підводні камені є при роботі з віртуальною командою?
Отже, припустимо, що ви провели всі «співбесіди всліпу», набрали необхідних вам людей і налагодили між ними зв\'язок. Настав час починати працювати… і досягати результату.
Талант на роботі
З такою схемою підбору персоналу вам потрібно бути готовими до помилок (що відобразиться на термінах реалізації проекту/ів), і врахувати можливість їхнього виникнення під час планування. Так, більшість людей хоче працювати вдома і не їздити в офіс, однак у дійсності виявляється, що багато хто до цього не готовий. Бувають ситуації, коли достатньо талановиті спеціалісти не можуть впоратися з роботою не тому, що їм заважає недостатній рівень знань чи їхні інтереси, а тому, що вони не можуть працювати вдома без додаткового контролю. Зрозуміло, що ви жодним чином не зможете вплинути на це вже у процесі роботи. Ви ж не будете наймати окрему людину, яка отримуватиме зарплатню тільки за те, що стоятиме над вашим співробітником і контролюватиме його (на жаль, багато керівників розуміють суть своєї роботи саме так). Тому тут є тільки три інструменти, застосовуючи які, можна запобігти ризикам та проблемам. Два з них ви вже використовували у процесі відбору – впевнилися в тому, що людина виконує завдання вчасно і якісно (про це свідчать відгуки і портфоліо) і підстрахувалися, маючи на прикметі людей, які зможуть перейняти естафету проекту. Третій інструмент – це система мотивації, яка має бути влаштована таким чином, щоб людина чітко розуміла – не зроблю вчасно конкретне завдання, не отримаю конкретної суми грошей.
Психологія
Існує певна психологічна різниця між управлінням віртуальною командою та реальною. Відомо, що левина доля інформації, яку сприймає людина, - невербальна. Тому готуйтеся до того, що доведеться звертати більшу увагу на звички співробітників та вчитися читати між рядків. За наявності певних навичок навіть у бесіді по ICQ можна швидко помітити, що є якась проблема (а значить, певний ризик для проекту) – такі дрібниці, як смайли, пунктуація та частота розмов дуже багато значать. Основний принцип тут – знати кожного члена команди, його звичайну поведінку, і помічати, коли вона починає змінюватись. Чим раніше випливе щось подібне, тим меншими будуть масштаби проблеми.
Інтернет
Інтернет не тільки дає віртуальній команді можливість існувати, а й постійно вставляє палиці в колеса її роботи. Наприклад, інтернет-месенджери дуже заважають зосередитися на робочому процесі – кому не знайомі постійні смайлики від друзів в ICQ? І найголовніше, що з цим практично нічого не поробиш – все залежить від конкретної людини та її здатності концентруватися на виконанні того чи іншого завдання. А скільки ще цікавого є в інтернеті? Це насправді одна з основних проблем – передбачити її варто ще на етапі підбору. Також варто намагатися мінімізувати спілкування з учасниками команди «один на один». Коли переписка доступна всім, на неробочі теми особливо не поспілкуєшся.
Фокусуйтесь на результаті. План на допомогу
Розповівши трохи про принципи успішної роботи з віртуальною командою, варто дати і кілька корисних порад, напрацьованих досвідом.
Як уже було сказано вище, часові рамки при роботі з віртуальною командою в будь-якому випадку більш розтягнуті. Тому основним критерієм оцінки краще зробити отримання бажаного результату, а не кількість годин, які необхідно відпрацювати. Тут варто використовувати головну перевагу віддаленої роботи – гнучке планування. Чіткого щоденного графіку робочих годин просто немає, але кожна людина повинна мати свій власний послідовний розклад (також доступний для всіх) – це важливо. Окрім цього, варто виділити діапазон часу, протягом якого кожна людина буде доступною, і дати знати про це всім учасникам. Це встановлює чіткі очікування в команді (звичайно, з деякими погрішностями) – кожен може почати працювати з людиною, коли та буде готова.
Керуйте процесом спілкування
Люди – це люди, а життя – це не тільки бізнес. Тому як би ми не були зайняті роботою, простого людського спілкування не уникнути. То чому б не спрямувати бажання людей поспілкуватися у корисне русло, зробивши цей процес більш керованим і сприятливим для спільної справи? Лідеру команди варто потурбуватися про організацію цього процесу, послуговуючись одним простим принципом: «На все свій час». У роботі віртуальної команди можна знайти місце і звичайним теревеням, і розгляданню фотографій, і привітанням зі святами та нагадуванням про них, а також іншим життєвим радощам. Головне тут – дотримання пропорції, причому мені здається, що інколи дуже корисно зібратися разом у якомусь «санаторії», щоб познайомитися і поспілкуватися вживу.
Результативна робота віртуальної команди дійсно можлива, причому з розвитком інтернету і появою нових сервісів таких можливостей все більше. Людям вже не потрібно витрачати час на дорогу до офісу й додому, його можна використовувати більш раціонально, що, одначе, зобов’язує посилити самоконтроль. А тоді можна і на офісі зекономити, і результатів непоганих досягти – все в наших руках.