Виконавчі органи Вінницької міської ради працюють в системі електронного документообігу DocsVision ще з квітня 2011 року. Після відмови від паперового обігу документів досить швидко були налагоджені процеси автоматизації реєстрації, розгляду та обробки кореспонденції і звернень. Реєстрація документів у міській раді вже більше двох із половиною років проводиться винятково в системі електронного документообігу.
З 2013 року, коли по місту запрацювали три територіальних відділення «Прозорого офісу, департамент соціальної політики міської ради розпочав процедуру реєстрації і обробки всіх звернень пільгових категорій населення в системі електронного документообігу. По суті це всі звернення до департаменту за призначенням державних соціальних допомог, в тому числі й житлових субсидій. При зверненні в картку системи прикріплюються скановані копії документів людини, заява, декларація та результати розгляду звернення. На сьогоднішній день зареєстровано більше 22 тисяч таких звернень.
«Загалом за весь час роботи в системі електронного документообігу зареєстровано понад 407 тисяч документів. Впровадження цієї системи дозволило підвищити продуктивність роботи, покращити контроль виконавчої дисципліни, оптимізувати процес пошуку документів. Якщо говорити про проміжкові результати за цих 2,5 роки – то результативність впровадження системи DocsVision очевидна: суттєво зросла ефективність обробки електронних документів в порівнянні з паперовими, система зручна у використанні», – каже директор департаменту інформаційних технологій міської ради Олександр Риженко.
«Я думаю, що ми зробили велику справу, впровадивши систему електронного документообігу. Так, було важко починати впровадження, а тепер було б важко працювати без системи електронного документообігу DocsVision. З розвитком прогресу потрібно й надалі розвивати ці технології», – зазначив міський голова Володимир Гройсман.
Довідка
В цілому до системи електронного документообігу підключено всі виконавчі органи міськради та 19 комунальних підприємств. Загалом – більше 800 користувачів. Зареєстрований документ в найкоротші терміни надходить виконавцю на опрацювання. Завдяки цій системі є можливість контролювати хід виконання доручень.
Окрім листування та кореспонденції ведеться електронний архів й інших документів. Їх публікують на внутрішньому порталі та зовнішньому сайті міської ради. На даний час він містить більше шести тисяч рішень виконавчого комітету, понад 900 рішень міської ради та більше 5 тисяч розпоряджень міського голови.