Громадяни України, які перебувають у трудових відносинах з підприємством, установою, організацією незалежно від форми власності, виду діяльності та галузевої належності, а також ті громадяни України, які працюють за трудовим договором у фізичної особи-підприємця, мають право на відпустки. Умови, тривалість і порядок надання працівникам відпусток визначені Кодексом законів про працю України (надалі – КЗпП) та Законом України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР (далі – Закон про відпустки).
Право працівника на щорічну основну та додаткову відпустки повної тривалості у перший рік роботи настає після закінчення шести місяців безперервної роботи на такому підприємстві, установи чи організації (ч. 5 ст. 10 Закону про відпустки). Винятковими є лише випадки, вказані у ч. 7 ст. 10 Закону про відпустки. Але у разі надання працівникові таких щорічних відпусток до закінчення шестимісячного терміну безперервної роботи їхню тривалість визначають пропорційно відпрацьованому часу. За другий та наступні роки роботи щорічні відпустки надаються відповідно до затвердженого графіка відпусток у будь-який час робочого року. Щорічні відпустки надаються працівникам за відпрацьований робочий рік, відлік якого починається з дня прийняття такого працівника на роботу (ст. 6 Закону про відпустки).
У випадку звільнення працівника до закінчення робочого року, протягом якого він уже перебував у щорічній відпустці повної тривалості, у нього виникає заборгованість перед підприємством. Адже відпускні нараховані працівникові за невідпрацьовану частину робочого року, і для покриття цього боргу роботодавець проводить відрахування із розрахунку при звільненні.
Цей випадок прописаний у ст. 127 КЗпП України. Відрахування із заробітної плати працівників для покриття їхньої заборгованості підприємству, установі й організації, у якій вони працюють, можуть провадитися за наказом (розпорядженням) власника або уповноваженого ним органу, зокрема при звільненні до закінчення того робочого року, у рахунок якого він уже одержав відпустку за невідпрацьовані дні відпустки.
Відрахування за ці дні не провадиться, якщо працівник звільняється з підстав, зазначених у пунктах 3, 5, 6 статті 36 і пунктах 1, 2 і 5 статті 40 цього Кодексу, а також у випадку направлення на навчання та у зв’язку з виходом на пенсію.
Слід зауважити, що, проводячи відрахування відпускних, отриманих за невідпрацьований період, не потрібно заново визначати середньоденну зарплату, виходячи з нового розрахункового періоду, у разі звільнення працівника в наступному місяці. Для розрахунку потрібно брати той середньоденний заробіток, який застосовували під час нарахування відпускних.
Якщо ж працівник звільняється, перебуваючи, наприклад, у навчальній відпустці (ст. 13 – 15 Закону про відпустки), соціальній відпустці на дітей (ст. 19 Закону про відпустки), додатковій відпустці учасників бойових дій (ст. 16-2 Закону про відпустку), то підстав для утримання відпускних за дні таких відпусток немає.